Как Автоматизировать Учет В Автотранспортном Предприятии

Информационные технологии на сегодняшний день не обошли стороной практически ни одой сферы деятельности. Вряд ли можно найти предприятие, работающее без компьютеризированной обработки любой информации. Кто-то только начинает внедрять ИТ в повседневную работу, кто-то уже максимально использует возможности специализированных компьютерных программ для решения производственных и учетных задач.

Применение Информационных технологий значительно повышает эффективность управления предприятием, позволяет проводить оперативный мониторинг всех этапов учетно-производственного процесса, оказывает незаменимую помощь в принятии управленческих решений.

Тем не менее, в управлении предприятием ИТ позволяет облегчить труд не только и не столько руководящему звену, сколько повысить производительность всех отделов и служб.

На примере автотранспортного предприятия (АТП), можно рассмотреть, насколько применение специализированных программ (СП) улучшает качество обработки данных в каждой из производственно-учетных служб.

Суть деятельности АТП – предоставление автомобильного транспорта и специальной техники своим клиентам для выполнения грузоперевозок и выполнения работ (для спецтехники). Если условно разделить производственный процесс такого предприятия на этапы, то получается следующая картина:

1. В диспетчерскую службу поступает заявка от заказчика автотехники. На основании поступивших заявок, диспетчер формирует разнарядку на работу транспорта. Далее на каждую единицу транспорта выписывается путевой лист, содержащий множество реквизитов: информация об автомобиле, о контрагенте, о водителе, спецификацию работ и т.д. Применение СП позволяет автоматизировать формирование, заполнение и распечатку документа на основании зарегистрированных Заявок, заполняя реквизиты печатных форм из баз данных, хранящих информацию об автомобиле, контрагенте, водителе и т.д.

2. После возвращения автотехники в гараж на основании сданного водителем путевого листа осуществляется множество последующих учетных операций. Для начала производится Таксировка документа: вносятся данные о пробегах, об отработанных машиночасах, об отработанном времени водителя, о заправках ГСМ.

3. Таксировщик вносит эти данные в документ, что позволяет произвести учет следующих показателей:

• Оборота ГСМ, т.е. учесть суммарные заправки и расход ГСМ по нормам и рассчитать отклонение от норм.
• Рассчитать суммы для предъявления счетов заказчикам транспорта на основании хранящихся в базе данных значениях расценок на работу автотранспорта, а так же учесть различные скидки и прочие коэффициенты для каждого из контрагентов.
• Сформировать Табели отработанного времени водителей. На основании данных табелей возможно произвести расчет заработной платы
• Спланировать проведение очередных технических осмотров по данным отработанных машиночасов или пробегов.

Это далеко не весь перечень функций, которые может выполнять качественное отраслевое программное обеспечение. Взаимосвязь и косолидированность с другими учетными программами может значительно расширить возможности отраслевых СП и довести автоматизацию до такого высокого уровня, который помог проведению экономического анализа деятельности выявлению скрытых резервов и потенциалов.

Наиболее продвинутые хозяйственники и руководители предприятий давно поняли, что вложения в программную автоматизацию окупаются строицей за довольно непродолжительный период времени.